Document Management

Hochladen, Verwalten und Managen Sie Ihre
Digitalen Werte mit pinod

;;Dokumentenmanagement dient der datenbankgestützten Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung sowie die datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche.;;

Dokumente sind eine zentrale Wissensquelle in jedem Unternehmen. Die meiste Zeit arbeiten Mitarbeiter an unterschiedlichsten Dokumenten für verschiedene Projekte und Produkte. Die verteilte Ablage dieses Kapitals unter Abteilungen, Projekten, Servern, lokalen Festplatten, auf Sicherheitskopien und an verschiedenen Standorten macht das Auffinden dieser wichtigen Informationen in der Praxis schwierig und zeitaufwändig.

Mit dem pinod - Document Management System (DMS) verwalten Sie die große Menge Ihrer Dokumente. Individuelles Tagging (Verschlagwortung) für die einzelnen Dokumente, ermöglicht ein schnelles Wiederfinden mit der intelligenten Suche. Im Zusammenspiel mit dem Benutzer- und Rechtemanagement werden alle Inhalte personalisiert und mit individuell definierbarem Zugriffsschutz im DMS hinterlegt.

Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von pinod Dokument Management sprechen folgende Argumente:

• Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)
• Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A)
• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
• Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
• Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, Verteil-Workflow, Archivierungs-Workflow)
• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
• Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Datenschutz)
• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten
• Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entsteht (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
• Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen
• Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage